Как правильно отражать в учете ГСМ при движении транспортного средства.
Как правильно отражать в учете ГСМ при движении транспортного средства. Когда учреждение приобретает, безвозмездно получает автотранспорт или передает его другому правообладателю, в фокус внимания бухгалтера предсказуемо попадает само транспортное средство. При этом остаток топлива в топливном баке часто упускают из виду, и он превращается в опасную "невидимку". Однако для проверяющих этот остаток – полноценный объект контроля. Если машина прибыла или уезжает, горючее внутри нее не может просто раствориться в воздухе. Его движение в учете необходимо зафиксировать одновременно с поступлением/выбытием самого транспортного средства. Как исключить риски искажения в учете и в отчетности и защитить учреждение от претензий контролирующих органов? В рамках единого методологического подхода разбираем пошаговый алгоритм учета ГСМ. Техника прибыла: встречаем "приданое" в баке Итак, новенький автотранспорт сверкает на парковке учреждения, ключи у вас, но радоваться рано. Прежде чем водитель нажмет на газ, важно зафиксировать, сколько горючего плещется в топливном баке. Оставлять этот объем за рамками баланса нельзя. Ему прямая дорога на счет 105 03 "Горюче-смазочные материалы". Как именно принять топливо в баке к учету? Действуем по ситуации. Вариант 1. Идеальный (но редкий): топливо выделено в документах продавца. Если поставщик оказался педантичным и прямо выделил стоимость топлива отдельной строкой в документах, перед Вами обычная покупка матзапасов отдельно от транспортного средства. Приходуйте на счет 105 03 на основании передаточных документов поставщика (товарной накладной, УПД, иных документов, предусмотренных контрактом/договором). Вариант 2. "Подарочек" при покупке - топливо в баке есть, но в документах продавца оно не указано. Продавцы практически никогда не пишут литры в документах на машину. Но раз она доехала до Вашей парковки – горючее там есть. Для учета этот "сюрприз" – неучтенные излишки. Шаг 1. Запуск процесса: руководитель подписывает Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Шаг 2. Фиксация факта и отклонений: инвентаризационная комиссия проводит замеры/расчеты и заносит данные в Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466), которая зафиксирует количественный излишек; Шаг 3. Обобщение итогов: результаты проверки официально утверждаются руководителем через Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Шаг 4. Рыночная оценка: комиссия по поступлению и выбытию активов определяет справедливую стоимость "найденного" в результате инвентаризации топлива, фиксируя ее в Решении об оценке стоимости имущества (ф. 0510442). Шаг 5. Балансовый финиш: на основании Решения об оценке (ф. 0510442) и Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) оформляется Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448), который и становится законным основанием для оприходования ГСМ. Вариант 3. Безвозмездно получен автотранспорт от организации бюджетной сферы. Вы принимаете машину от коллег. По правилам они обязаны передать ее по документам вместе с остатками ГСМ. Шаг 1. Переговоры: напомните коллегам, чтобы они включили ГСМ в свой Акт о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448) или же оформили дополнительно Накладную (ф. 0510458). Если согласились - приходуйте горючее на баланс в обычном порядке в рамках расчетов с организациями бюджетной сферы по безвозмездным поступлениям. Шаг 2. Запасной план: если передающая сторона наотрез отказалась переделывать документы или оформить дополнительно документ на передачу ГСМ, не рискуйте своей отчетностью. Принимайте машину "как есть", но сразу начните внутренний квест по схеме Варианта 2: фиксируйте излишки инвентаризацией, оцените по справедливой стоимости и приходуйте с использованием счета Х 401 10 199. Вариант 4. Благотворительный: дарение/пожертвование от сторонних лиц. Автомобиль поступает от дарителей, не являющихся организациями бюджетной сферы. Порядок действий зеркально похож на варианты при покупке. Шаг 1. Если благотворитель