Часть 7. Мост между кадровыми документами и Экспертной комиссией — 18 мая 2026 г. в 06:58:58.042
Часть 7. Мост между кадровыми документами и Экспертной комиссией Приветствую, коллеги! Мы подошли к ключевому этапу, где кадровые документы перестают быть просто «бумагами в папках», а становятся частью большого процесса — экспертизы ценности. Именно здесь решается, что уйдёт в архив, что останется в отделе, а что будет уничтожено. И главные действующие лица здесь — Экспертная комиссия (ЭК) и руководитель вашего подразделения. Кто входит в ЭК и может ли там быть ваш руководитель отдела? Да, может. Более того, это прямо предусмотрено. Согласно Примерному положению об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43), в состав ЭК включаются представители основных структурных подразделений организации. Это значит, что начальник отдела кадров или иной уполномоченный им сотрудник не просто приглашается «послушать», а является полноценным членом комиссии с правом голоса. Именно он лучше всех знает ценность и потенциальные риски, связанные с теми или иными кадровыми документами. От инвентаризации к описи: готовим «досье» на каждое дело Прежде чем ЭК начнёт работу, мы должны подготовить Опись дел структурного подразделения. В отличие от номенклатуры, которая является планом на будущий год («заводим папку с индексом 03-15 для табелей»), опись — это документально зафиксированный факт за прошедший период. В соответствии с пунктом 62 Правил (Приказ Росархива № 77), составлять опись обязаны работники самого структурного подразделения. То есть, мы сами. На каждое завершённое дело заводится отдельная запись: его точный индекс по номенклатуре, заголовок, крайние даты документов, количество листов и срок хранения. Именно опись, а не просто «список папок», является юридическим основанием для передачи дел в архив организации. П. 62 «Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях (рекомендуемые образцы приведены в приложениях N 7 и N 8 к Правилам). Описи дел, документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме.» Заседание ЭК: точка «вето» и защита интересов отдела Итак, описи подготовлены, сроки хранения по некоторым делам истекли. Архивариус или ответственный за архив готовит проект Акта о выделении к уничтожению документов и выносит его на заседание ЭК. Это самый важный момент. Пункт 23 Правил гласит, что подготовленный проект акта передается в архив организации, где он может быть дополнен или скорректирован. Окончательное решение о выделении документов к уничтожению принимает ЭК.