Что делать, если контрагент не готов к электронному документообороту
Что делать, если контрагент не готов к электронному документообороту Оговоримся сразу: речь идет только о внутренних перевозках по России «У нашего поставщика нет электронной подписи. И он не собирается её получать» Случается ситуация: вы всё подготовили со своей стороны — подпись есть, оператор подключён, процессы настроены. А ключевой контрагент (поставщик, перевозчик или экспедитор) говорит: «Мы работаем по-старинке, менять ничего не будем». И тут возникает главный вопрос: чья это проблема? Ответ: ваша. Потому что груз — ваш, сроки — ваши. Если документы не сойдутся в единой цепочке, поставка встанет именно у вас. Почему готовность контрагента — ваша зона ответственности Электронная транспортная накладная (ЭТрН) подписывается тремя сторонами: грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Если кто-то не может поставить электронную подпись — документ не формируется. Для получателя цепочка выглядит так: - поставщик подписывает титулы грузоотправителя; - перевозчик подписывает свои разделы; - вы как грузополучатель подписываете последний титул при приёмке. Если у поставщика нет КЭП или он не зарегистрирован в системе ИС ЭПД — подписать первый титул некому. Цепочка обрывается. При этом многие поставщики искренне не понимают, зачем им получать российскую подпись. Три сценария, когда проблема «у них нет» становится проблемой «у нас» Первый: поставщик отказывается от электронного обмена. Груз готов, документы на бумаге. При попытке передать груз перевозчику выясняется, что электронной накладной нет. Груз не может двигаться по России. Простой и штрафы — на вас. Второй: перевозчик не подключён к оператору. Перевозчик, которому вы доверяли, вдруг сообщает, что не планирует подключаться. Найти нового в короткие сроки сложно. Вы теряете время и деньги. Третий: подпись есть, но не та. Подпись выдана неаккредитованным центром или у сотрудника нет машиночитаемой доверенности. Формально подпись есть, а фактически — не работает. Что можно сделать уже сейчас Не паникуйте, действуйте поэтапно: Шаг первый: проверьте всех участников цепочки. Составьте список всех, кто подписывает перевозочные документы: поставщик, перевозчик, экспедитор. Узнайте, есть ли у них КЭП, подключены ли к оператору, готовы ли к электронному обмену. Шаг второй: обсудите это с контрагентами заранее. Не ждите сентября. Напишите партнёрам сейчас, объясните требования, предложите помощь: дайте контакты операторов, расскажите, как получить подпись. Покажите, что это не прихоть, а закон. Шаг третий: внесите условия в договоры. Пропишите в новых договорах и допсоглашениях, что с 1 сентября все перевозочные документы оформляются только в электронном виде. Ответственность за срыв из-за бумаги — на той стороне, которая их предоставила. Это не конфликт, а защита вашего бизнеса. Шаг четвёртый: имейте план Б. Если ключевой контрагент категорически отказывается от электроники, подумайте о замене. Рынок постепенно подстраивается: появляются перевозчики и экспедиторы, для которых цифровой документооборот — норма. Практический вывод Проблема «у них нет электронной подписи» — это не их проблема, а ваша. Но это не повод для паники, а повод для действий. Цифровизация ВЭД — это изменение правил игры. Если начнёте проверять готовность контрагентов сегодня, ваши поставки не остановятся на полпути. Задайте себе три вопроса: 1️⃣ У всех ли ключевых контрагентов есть КЭП и подключение к оператору? 2️⃣ Когда мы в последний раз обсуждали с ними электронный документооборот? 3️⃣ Есть ли план действий, если кто-то окажется не готов к 1 сентября? Ответы помогут вам спокойно войти в новый цифровой этап.