ШАГ 5. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ДЛЯ СЛОЖНЫХ ДЕЛ)
ШАГ 5. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ДЛЯ СЛОЖНЫХ ДЕЛ) Если в папке лежат разные типы документов (приказы, графики отпусков, переписка), обязательно сделайте внутреннюю опись. Это таблица в начале дела (№ п/п, Индекс, Заголовок документа, Дата, Номера листов). Для однотипных картотек Ф-10 за один год строгая внутренняя опись не всегда обязательна, но крайне желательна список сотрудников в алфавитном порядке с указанием страниц. ШАГ 6. СОБСТВЕННО СШИВКА Для документов временного хранения (до 10 лет) жестких требований к количеству проколов нет, но стандарт де-факто — 4 прокола. Отступите слева 2–3 см от края. Сделайте четыре отверстия дыроколом или шилом (расстояние между ними примерно 3–5 см). Используйте прочную банковскую нить или шпагат (двойная нить). Схема прошивки: С задней стороны дела выведите нить на лицевую сторону через второе отверстие, затем сзади — через третье, спереди — через четвертое, и снова назад через первое. Концы нити должны выходить из одного (первого снизу или последнего сверху) отверстия. Завяжите узел. Оставьте концы нитей длиной 5–6 см. Опечатайте узел. Наклейте небольшой квадратный кусок бумаги (примерно 4х4 см) поверх узла. Это называется «наклейка-пломба». На наклейке напишите: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 145 листов. Должность _______ Подпись _______ Расшифровка»Часть подписи должна заходить на основную страницу дела, часть — на саму наклейку. ШАГ 7. ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ На первой странице (обложке) дела укажите: 1. Название организации. 2. Структурное подразделение (Кадровая служба / Военный стол). 3. Индекс дела по номенклатуре (например, 05-03). 4. Заголовок («Карточки ф. № 10 уволенных за 2025 г.»). 5. Крайние даты документов (например, Январь 2025 — Декабрь 2025). 6. Срок хранения и статью перечня (5 лет, ст. 458). Результат: Аккуратно сброшюрованное дело стоит вертикально в шкафу. Инспектор видит системный подход, понимает, что ни одна расписка не потерялась, и проверка проходит в разы быстрее и спокойнее.