Для инспектора военкомата состояние вашего архива говорит о системе учета больше, чем н...
Для инспектора военкомата состояние вашего архива говорит о системе учета больше, чем наличие заполненных карточек. Пачка разрозненных листов, перетянутая канцелярской резинкой, — это сигнал к тотальной проверке. Правильная прошивка документов (брошюровка) превращает стопку бумаги в юридически значимую единицу — дело. Документы воинского учета относятся к категории «временного хранения» (до 10 лет). Согласно Правилам Росархива (Приказ от 31.07.2023 № 77), даже такие дела должны быть оформлены так, чтобы исключить подмену или потерю листов. Разбираем пошаговый алгоритм сшивки дел ВУ для прохождения любой проверки. ШАГ 1. ФОРМИРУЕМ ДЕЛО (НОМЕНКЛАТУРА) Не смешивайте всё подряд. Одно дело — один календарный год и один тип документа. Правильно: «Карточки формы № 10 уволенных сотрудников за 2024 год». Неправильно: «Вся переписка с ВК и карточки разных лет». Лимит толщины: Оптимальный объем одного тома — не более 250 листов (около 4 см). Если карточек больше, разделите их на «Том 1», «Том 2». ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ ПОРЯДОК ЛИСТОВ Перед тем как взять иглу, проверьте внутреннюю логику дела: Хронология. Документы располагаются строго по датам (сверху самые ранние или самые поздние — выберите одну политику и придерживайтесь ее везде, обычно сверху кладут самые ранние). Приложения. Расписки в получении повесток или листков-сообщений прикладываются к соответствующим приказам или карточкам. Удаление лишнего. Уберите все скрепки, скобы степлера и металлические зажимы. Они со временем ржавеют и разрушают бумагу («ест» архив), а также мешают качественному сканированию при проверках. ШАГ 3. НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ (КРИТИЧЕСКИ ВАЖНЫЙ ЭТАП) Это самая частая претензия проверяющих. Используйте простой графитный карандаш (не ручку!). Номер ставьте в правом верхнем углу листа. Сложные листы: Если документ состоит из двух сторон (например, бланк сверки формата А3, сложенный пополам), он нумеруется как один лист. Конверты: Сначала нумеруется сам конверт (ставится на место марки), затем нумеруются вложения внутри него (1, 2, 3...). Пропуски: Если вы обнаружили пустой лист (например, страница из школьной тетради случайно попала в кадровый архив), оставьте его в деле, но пропустите номер (на предыдущей странице ставится «5», на следующей — «7»). ШАГ 4. СОСТАВЛЯЕМ ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ Когда последняя карточка пронумерована, на чистый лист (или на внутреннюю сторону обложки) наклеивается лист-заверитель. Его форма утверждена Приказом Росархива № 78. Текст пишется от руки или печатается: «В деле подшито и пронумеровано [цифрами и прописью] 145 (сто сорок пять) листов, в том числе: литерные листы [если были, например, 16а], пропущенные номера нет. + 1 внутренняя опись.*Особенности физического состояния и формирования дела: текст угасает на л. 12, пятно от клея на л. 45.* * Должность составителя __________ Подпись /ФИО/ Дата»* Этот лист фиксирует объем дела. Если кто-то вырвет страницу, количество листов в заверителе не совпадет с фактическим, и подделка станет очевидной.