Воинский учет не заканчивается в день увольнения сотрудника. По закону вы обязаны храни...
Воинский учет не заканчивается в день увольнения сотрудника. По закону вы обязаны хранить его личную карточку еще пять лет. Когда этот срок истекает, перед кадровиком встает задача: как избавиться от килограммов бумаги и не получить штраф от Роскомнадзора или военкомата. Просто выбросить карточки формы № 10 в мусорный бак нельзя. Это прямое нарушение Закона об архивном деле и правил работы с персональными данными. Разбираем легальный алгоритм утилизации документов ВУ, который защитит компанию при любой проверке. Шаг 1. РЕВИЗИЯ (ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ) Нельзя уничтожать документы хаотично. Раз в год (обычно в декабре) ответственный за воинский учет должен провести ревизию картотеки. Что искать: Карточки сотрудников, уволенных ровно 5 лет назад. Как считать: Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом увольнения. Если работник ушел в июле 2019 года, отсчет пошел с 1 января 2020-го. Уничтожить документ можно только после 31 декабря 2024 года. С чем сверяться: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Для карточек Ф-10 это статья 458 Перечня (срок — 5 лет после увольнения), для журналов проверок — статья 459. ШАГ 2. СОЗДАНИЕ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ Чтобы списание бумаг имело юридическую силу, руководитель должен издать приказ о создании комиссии. Кто входит: Председатель (директор или главбух), секретарь (кадровик) и пара членов (например, юрист или начальник службы безопасности). Зачем это нужно: Комиссия официально подтверждает: «Эти документы нам больше не нужны, их хранение нецелесообразно». Это страховка на случай, если через три года бывший сотрудник придет в суд, а у вас нет его данных. Шаг 3. СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ Это главный документ процедуры. Акт составляется в свободной форме (или по внутреннему стандарту компании). В акте обязательно указываем: ❗️Заголовок дела (например: «Карточки формы № 10 сотрудников, уволенных в 2019 году»). ❗️Крайние даты (приказы за какой период лежат внутри). ❗️Количество листов. Ссылку на закон. Пишем прямо: «Срок хранения истек согласно ст. 458 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236». Акт подписывают все члены комиссии, а затем утверждает генеральный директор. Шаг 4. ФИЗИЧЕСКОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ Документы содержат паспортные данные, адреса и сведения о здоровье (категории годности). Просто оставить их у мусорных контейнеров — риск налететь на крупный штраф от Роскомнадзора за утечку ПДн. Способ № 1 (Идеал): Шредер. Используйте аппарат со степенью секретности P-3 или выше (когда бумага режется в мелкую пыль/труху). Из такой массы ничего не восстановишь. Способ № 2 (Для больших объемов): Договор с компанией по переработке макулатуры. В этом случае к вашему акту об уничтожении они должны выдать вам накладную или справку о том, что приняли столько-то килограмм конфиденциального архива. Шаг 5. ЗАЧИСТКА СЛЕДОВ В УЧЕТЕ После того как бумага уничтожена, процесс не закончен. Нужно закрыть вопрос в реестрах: На обложках бумажных журналов учета (если они велись) сделайте запись от руки: «Журнал уничтожен согласно акту №... от [дата]». Проверьте базу 1С или другую CRM. Удалите сканы старых карточек или переместите их в закрытый архив, чтобы текущие сотрудники случайно не начали работать с устаревшими данными. ИТОГ: Процедура занимает один рабочий день раз в год, но снимает огромный пласт рисков. Наличие папки с актами об уничтожении производит на проверяющих из военкомата впечатление гораздо более сильное, чем идеально ровные стопки пятилетней давности.