Воинский учет заканчивается не в момент увольнения сотрудника или сдачи годового отчета...
Воинский учет заканчивается не в момент увольнения сотрудника или сдачи годового отчета. Для кадрового специалиста работа продолжается еще пять лет на архивных полках. Неправильное хранение карточек формы № 10, преждевременное уничтожение журналов проверок или отсутствие актов об утилизации — это прямые основания для административных санкций со стороны военкомата и Роскомнадзора. Разбираемся, как выстроить безупречный жизненный цикл документов военнообязанных согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. КАЛЕНДАРЬ ХРАНЕНИЯ: СКОЛЬКО ЖИВЕТ ДОКУМЕНТ Главная ошибка многих работодателей — отсчет срока хранения с даты создания документа. В архивном деле срок течет с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто (например, сотрудник уволился). Организация архива: безопасность и порядок Документы воинского учета содержат специальные категории персональных данных (сведения о здоровье, семейном положении, месте жительства). Доступ к ним должен быть строго ограничен. ПРАВИЛО ТРЕХ УРОВНЕЙ ЗАЩИТЫ: Физическая защита. Карточки формы № 10 хранятся в запираемых картотеках или сейфах. Оптимально разбивать картотеку на пять разделов: офицеры запаса, солдаты/сержанты, призывники, женщины с ВУС и граждане с мобилизационными предписаниями. Локальная защита. В электронном виде данные передаются только через защищенные каналы («Госуслуги», Реестр повесток). Локальные файлы с копиями карточек на компьютерах кадровиков должны быть защищены паролем. Организационная защита. Пропишите в Положении о защите персональных данных конкретный перечень лиц, имеющих доступ к картотеке ВУ. Обычно это руководитель, главный бухгалтер (для сверок) и ответственный за ВУ.