Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»: — 20 августа 2026 г. в 09:05:00.321
Вопрос из рубрики «Спросите у коллег»: Подскажите, пожалуйста, из эдо для хранения мы скачиваем первичные документы со всеми техническими файлами, архивом, верно? Пдф-а не достаточно, я правильно понимаю? Документ, регламентирующий работу с электронными архивами, — приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 года. Согласно ему разрешается хранить электронные документы не только на обособленных физических носителях, но и в специализированных информационных системах хранения документов. Также компании получили право передавать функции по ведению архива сторонним организациям, если такая возможность закреплена в их внутренних локальных актах. Для организации электронного архива многие предприятия подключаются к сервисам ЭДО, где происходит не только обмен документами между контрагентами, но и есть возможность организовать облачное хранилище. Важно понимать, что оператор ЭДО не берет на себя ответственность за сохранность ваших документов. Эта обязанность всегда остается за компанией. В обязательном порядке хранению подлежат: • документы делопроизводства; • учетная политика; • первичная документация; • бухгалтерская (финансовая) отчетность; договоры. Сроки хранения не зависят от того, в каком формате, бумажном или электронном, хранятся документы. Они едины для всех типов носителей. В электронном архиве должны находиться только те документы, которые обладают полноценной юридической силой. Этот статус присваивается после подписания квалифицированной электронной подписью, которая по закону приравнивается к собственноручной. Обычная сканированная копия бумажного документа — это не электронный документ. А вот документ, подписанный КЭП в системе ЭДО, считается полноценным оригиналом, и его содержимое не может быть изменено после заверения подписью. Помимо основных документов, в архиве необходимо хранить технологические подтверждения от оператора, такие как квитанции об отправке, уведомления о получении, извещения о вручении контрагенту. Эти файлы подтверждают факт обмена документацией и являются неотъемлемой частью документооборота. Электронные документы хранятся столько же времени, сколько и бумажные. Основные нормативные акты, регулирующие эти сроки: • Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019; • Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учете; • Федеральный закон № 125-ФЗ об архивном деле. Срок хранения отсчитывается не с момента создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу. Под окончанием делопроизводства понимается год, когда документ был использован в работе в последний раз, например, для расчета налогов или составления отчетности.