Договор подписан — что дальше
Договор подписан — что дальше Продолжаем тему, как правильно организовать договорную работу в компании. Начало здесь Многие проблемы с договорами появляются после согласования условий: документ подписал не тот человек, оригинал не вернулся от контрагента, срок поставки прошел незамеченным, акт не закрыт, претензионный срок упущен. Поэтому договорная работа должна охватывать весь путь документа — от проекта до хранения. 1️⃣ Согласование нужно фиксировать письменно На этапе согласования важно определить простой порядок движения проекта. Если договор готовит компания, его сначала проверяют внутри: профильный отдел, бухгалтерия, юристы, руководитель или иной уполномоченный сотрудник. После этого проект направляется контрагенту. Если проект пришел от контрагента, его также нужно провести через внутреннюю проверку до подписания. Замечания лучше фиксировать письменно: в листе согласования, служебной записке, комментариях к проекту или в системе электронного документооборота. Устные договоренности здесь плохо работают. Через месяц уже сложно восстановить, кто снял замечание по штрафам, почему приняли отсрочку платежа и кто согласовал спорную подсудность. 2️⃣ Перед подписанием проверяем полномочия Перед подписанием нужно проверить, кто именно подписывает договор. От имени организации обычно действует руководитель или представитель по доверенности. Если договор подписывает представитель, стоит запросить доверенность и проверить, есть ли в ней право подписывать договоры нужного вида. Обязанность передать копию доверенности можно заранее закрепить в договоре, чтобы не спорить об этом в последний момент. 3️⃣ После подписания договор нужно поставить на контроль В регламенте стоит указать, кто следит за исполнением: профильный отдел, конкретный куратор, юрист или несколько участников по своим зонам. Для договоров с высокой ценой, длительным сроком или регулярными поставками лучше назначать ответственного сотрудника. Ответственный отслеживает сроки, акты, оплату, закрывающие документы, уведомления и нарушения со стороны контрагента. Без такого контроля договор быстро превращается в файл, который вспоминают только при конфликте. 4️⃣ Нарушения должны быстро доходить до юриста Отдельно нужно прописать порядок действий при нарушениях. Например, ответственный сотрудник сообщает руководителю и юристу о просрочке, непоставке, отказе подписать акт или иных проблемах. Дальше принимается решение: направлять претензию, приостанавливать исполнение, начислять неустойку, расторгать договор или договариваться об изменении условий. Здесь критичны сроки и доказательства: переписка, акты, уведомления, документы об оплате, подтверждение поставки или оказания услуг. 5️⃣ Реестр договоров помогает не терять документы Последний этап — учет и хранение. Компании нужен реестр договоров или журнал, где фиксируются дата заключения, предмет, контрагент, срок действия, стадия исполнения, место хранения бумажного экземпляра и сотрудник, который отвечает за договор. Реестр помогает быстро найти документ для суда, налоговой проверки, претензии или внутреннего анализа. Это важно, когда договоров много, а доступ к ним нужен не только юристам, но и бухгалтерии, руководителю, коммерческому отделу. 6️⃣ Сроки хранения зависят от вида договора Срок хранения нужно определять по виду документа. По многим договорам применяется срок 5 лет, но для отдельных документов он значительно больше. Например, договоры на оказание услуг физическим лицом могут храниться 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства, а договоры купли-продажи зданий и земельных участков хранятся до ликвидации компании. ❗️Главная мысль Сильный договор помогает только при нормальной организации процесса. Компании важно подтвердить, кто согласовал условия, кто подписал документ, как он исполнялся, какие нарушения были зафиксированы и где находится оригинал. Для этого нужны регламент, ответственные сотрудники, реестр и сохраненные документы. Источник: Время бухгалтера #полезности