Росархив разъясняет…
Росархив разъясняет… 🗂💽Электронные документы: новые требования к форматам и хранению Для передачи на архивное хранение ЭАД (электронный архивный документ) должен быть подготовлен как контейнер в формате .zip, включающий: -основной файл в формате PDF/A; -файлы приложений (текстовые, табличные, графические); -электронные подписи (при наличии); -файл описания с метаданными в формате .xml (может формироваться автоматически или вручную). Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) хранятся в информационных системах, где были созданы, а после экспертизы ценности уничтожаются. Документы постоянного срока и свыше 10 лет (включая личный состав) должны быть приняты в систему хранения электронных документов (СХЭД) не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Отдельно составляются описи для электронных документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков и по личному составу – с единой формой описи. 🗃Гибридные дела и оцифровка документов Если дело содержит одновременно бумажные и электронные документы, алгоритм действий жестко регламентирован: -Бумажный документ подлежит обязательной оцифровке (разрешение – 300 dpi, формат – PDF/A, цветной режим). -Электронная копия помещается в электронное дело – это первый том. -Бумажный оригинал подшивается в бумажное дело – это второй и последующие тома. В номенклатуре дел оба тома отражаются под одним индексом и заголовком, но с разными носителями. В описях в графе «Примечания» делается перекрестная ссылка: «См. том 1 (электронный)»/«См. том 2 (бумажный)». ❌Категорически запрещено подшивать CD-диски или флешки в бумажное дело. Физические носители изымаются и становятся самостоятельными единицами хранения, а в деле остается только опись изъятого. Для принятых в СХЭД электронных документов создаются резервные копии, не менее одной копии должно храниться территориально удаленно от основного места хранения. 📓Источник: Методические рекомендации Росархива от 09.04.2026. 🎨Использована иллюстрация сгенерированная с помощью "ИИ" 🔗Подписывайтесь на соцсети Счетной палаты городского округа "Город Лесной": ВКонтакте: https://clck.ru/3QqpEF/ Telegram: t.me/splesn