Скрепка — Excel и Word: Таблицы, Формулы, Документы, PDF, Сканы. Офис для Начинающих: Печать, Почта, Шаблоны. Компьютерная Грамотность

Признаки, что таблица переросла себя. Файл больше 50 мегабайт и открывается минуту. Строк больше ста тысяч, и каждый пересчёт занимает секунды. С файлом работают одновременно несколько человек, и вы регулярно теряете чужие правки. Нужна история изменений: кто и когда поменял значение. Нужны права: одни видят всё, другие только свой раздел. Данные связаны между собой, и вы уже используете ВПР между четырьмя файлами. Что делать. Простые варианты: облачные таблицы с формами ввода, готовые системы учёта, база данных с интерфейсом. Для многих задач достаточно бесплатных решений. Как переходить. Сначала наведите порядок в структуре в самом Excel: одна строка — одна запись, справочники отдельно. Тогда перенос в любую систему будет механическим. И не тяните: чем больше данных накопится в …

Скан — это картинка, и текст из неё нужно ещё извлечь. Где брать распознавание. Встроено в мобильные сканеры и во многие облачные сервисы. Есть отдельные программы. Что важно для качества. Разрешение от 300 точек на дюйм. Ровный кадр без искажений. Хороший контраст. Печатный текст распознаётся отлично, рукописный — плохо. Что делать с результатом. Обязательно вычитывать: распознавание путает похожие символы, особенно в числах. Ноль и буква О, единица и латинская l — классика. Для документов с реквизитами это критично. Полезный формат: PDF с текстовым слоем. Внешне это скан, но по нему работает поиск и копирование. Именно так стоит хранить архив договоров. И про таблицы: они распознаются хуже текста. Проверяйте каждую цифру, если переносите скан таблицы в Excel. Пользуетесь распознава…

Когда над таблицей работают трое, нужны договорённости, а не только техника. Правила, которые работают. Один владелец файла, отвечающий за структуру. Остальные вносят данные, но не меняют формулы и колонки. Своя область у каждого: строки или листы. Так проще разбирать конфликты. Формулы защищены, поля ввода открыты. История версий включена — в облаке она есть автоматически. Комментарии вместо правки чужих данных: заметил ошибку — оставил комментарий, а не переписал молча. Одна актуальная версия в одном месте. Никаких копий на рабочих столах. И регламент: когда файл считается закрытым за период. Иначе цифры за прошлый месяц будут меняться вечно. Техника это всё поддерживает, но без договорённостей она не спасает. Как у вас организована совместная работа с таблицами?

Не приёмы, а именно привычки — то, что срабатывает автоматически. Сохранять до, а не после. Ctrl+S каждые несколько минут — рефлекс, который спасает больше всего. Именовать файлы сразу правильно: дата в начале, понятное название, никаких «Документ1». Использовать шаблоны для повторяющихся документов, а не копировать прошлый файл. Проверять получателя и вложение перед отправкой. Две секунды против неловкости. Держать рабочие файлы в облачной папке, а не на рабочем столе: история версий и копия появляются сами. Плюс бонус: раз в неделю разбирать папку загрузок и рабочий стол. Пять минут, а хаос не накапливается. Ни одна из этих привычек не требует навыков — только повторения в течение пары недель. Какая из них у вас уже есть?

Список короткий, но экономит часы. Ctrl+Пробел — снять ручное форматирование с выделенного. Спасение при вставке текста из интернета. Ctrl+Shift+V — вставить без форматирования сразу. Shift+F3 — переключить регистр: строчные, ПРОПИСНЫЕ, Как В Предложении. Ctrl+Enter — разрыв страницы. Не двадцать нажатий Enter. Ctrl+Alt+1, 2, 3 — применить стиль заголовка нужного уровня. Alt+Shift+Стрелка вверх или вниз — переместить абзац или пункт списка. F4 — повторить последнее действие. Незаменимо при однотипном форматировании. Ctrl+F и Ctrl+H — найти и заменить, в том числе форматирование. Ctrl+Shift+8 — показать непечатаемые символы. Первое, что нужно включить при разборе чужого документа: сразу видно, где пробелы вместо табуляции и лишние абзацы. Какое сочетание используете чаще всего?

Порядок отладки, который экономит нервы. Проверьте по частям. Выделите фрагмент формулы в строке ввода и нажмите F9 — покажется промежуточный результат. Так находится место, где всё ломается. Затем Esc, чтобы не испортить формулу. Вычисление формулы. Кнопка на вкладке «Формулы» проходит расчёт по шагам. Влияющие ячейки. Стрелки показывают, откуда формула берёт данные. Часто выясняется, что она смотрит не туда. Типы. Число или текст: левое выравнивание выдаёт текст. Дата или строка. Это причина половины неверных результатов. Скрытые пробелы. СЖПРОБЕЛЫ и ДЛСТР помогают их обнаружить. Пересчёт. Проверьте, не стоит ли режим ручного вычисления: формулы просто не пересчитались. И разбейте сложную формулу на несколько колонок. Три простые формулы отлаживаются, одна огромная — нет. Какая ф…

Таблица в тексте живёт своей жизнью: строки уезжают на следующую страницу, ширина скачет. Что настроить сразу. Повтор строки заголовков на каждой странице: выделите первую строку, свойства таблицы, вкладка «Строка», галочка «Повторять как заголовок». Запрет разрыва строки: там же снимите галочку «Разрешить перенос строк на следующую страницу» — тогда строка не разорвётся пополам. Автоподбор ширины по содержимому или по окну — в меню макета таблицы. Это лечит выезжание за поля. Выравнивание чисел по правому краю, текста по левому. Границы: убрать все и оставить только те, что разделяют смысловые блоки. Читается заметно легче. Если таблица сложная и с расчётами — делайте её в Excel и вставляйте в Word как объект или картинку. Word считать умеет, но плохо, а править формулы в нём мучите…

Половина непонятных отчётов — это правильные данные в неправильном типе диаграммы. Столбцы. Сравнение величин между категориями: продажи по филиалам, расходы по статьям. Самый универсальный вариант. Линия. Изменение во времени. Для дат — только линия или столбцы, но не круговая. Круговая. Доли одного целого, и только если долей немного — до пяти. Круговая на пятнадцать секторов нечитаема. Линейчатая, то есть горизонтальные полосы. Когда названия категорий длинные — они помещаются целиком. Комбинированная. Когда нужно показать величину и процент вместе: столбцы и линия на дополнительной оси. Что улучшает любую диаграмму: убрать лишние линии сетки, подписать значения прямо на элементах, отсортировать по величине, дать понятный заголовок с выводом, а не «Диаграмма 1». И не увлекайтесь …

Задача постоянная: прошлый список сотрудников и текущий, старый прайс и новый. Простой способ. В первом списке добавьте колонку с ПРОСМОТРX или ВПР, которая ищет значение во втором. Ошибка #Н/Д означает: этой позиции во втором списке нет, то есть она пропала. Затем повторите наоборот: ищите значения второго списка в первом. Ошибки покажут новые позиции. Быстрый визуальный способ. Положите оба списка в две колонки, выделите обе и примените условное форматирование, правило повторяющихся значений. Совпадения подсветятся, уникальные останутся белыми. Что мешает сравнению. Пробелы в конце — прогоните оба списка через СЖПРОБЕЛЫ. Разный регистр. Числа, записанные текстом в одном файле и числами в другом. Невидимые символы из выгрузок — их убирает ПЕЧСИМВ. Для сравнения не по одному полю, а п…