Сценарий управления персональными данными при приёме на работу. Часть 2 — 22 мая 2026 г. в 05:10:01.018
Сценарий управления персональными данными при приёме на работу. Часть 2 Приветствую, коллеги! Продолжаем серию постов о безопасном приёме сотрудника. Сегодня - этап оформления приема на работу. 🚨 Главный триггер: подписание трудового договора. С этого момента соискатель становится работником и запускаются действия сразу в нескольких подразделениях, но это не означает, что можно передавать ПДн работника всем подряд. Наша задача — дать каждому отделу только те атрибуты, которые действительно нужны для его процессов, с учётом категории работника. От чего зависит объём передаваемых данных? Объём и состав атрибутов определяются двумя вещами: категорией работника и тем, как у вас построены процессы. Например: Если принимаете водителя или работника, который будет пользоваться служебным авто — для оформления путевых листов нужны не только категория прав, но и сведения о самом водительском удостоверении и СНИЛС. Это уже иной объём данных, чем для офисного сотрудника. Для цели ведения воинского учета в форме 10 в настоящее время ВК делают замечание, если у военнообязанного не заполнены данные о водительском удостоверении (при его наличие). Если работник будет ездить в командировки, выясните, будут ли загранкомандировки и соответственно будут нужны данные загранпаспорта. Кстати, если, например, АХО организует командировки через сторонний сервис — происходит передача ПДн третьему лицу. Без согласия работника тут не обойтись, если это не подпадает под исключения (исполнение договора или закона). Проверьте, не остались ли данные предыдущих «командированных» в открытом доступе на таких сервисах. Теперь пройдёмся по отделам. 📂 Служба управления персоналом, именно кадры координируют весь процесс после подписания ТД. 1) Сбор и проверка документов: · По подлинникам документов вносят сведения в ИС (например, 1С: ЗУП) · При необходимости (в строго определенных внутренними ЛНА случаях) снимаются копии только с тех страниц документов, которые содержат необходимые атрибуты (нотариальный перевод иностранного паспорта, миграционная карта, квитанция об оплате аванса по НДФЛ, миграционный учет, документ об образовании). Никаких скан-копий «на всякий случай». Все копии сразу помещаются в личное дело или отдельное дело, в порядке определенным внутренним документационным обеспечением и делопроизводством. 2) Оформление приёма: · Издаётся приказ о приёме (на основании ТД). · Заполняется форма 10 (если работник военнообязанный) · Если сотрудник будет допущен к обработке ПДн (доступ к системам, бумажным документам, архиву) — берёт письменное обязательство о неразглашении, проводит знакомство с ответственным за организацию обработки ПДн. Данные о допуске фиксируются в списке допущенных лиц. · При необходимости оформляет согласия: на передачу данных в удостоверяющий центр (если оформляется ЭП для КЭДО или ЭДО) 3) Передаёт в смежные отделы только нужные атрибуты: · В бухгалтерию – для проведения выплат и расчетов по оплате труда и соц.гарантиям (компенсациям), в т.ч. дополнительные данные в связи с возмещением расходов по налогам и взносам, и это не те сведения, которые нужны в службе управления персоналом. · В ИТ — для создания учётных записей. · В АХО — для оформления пропуска, подготовки рабочего места, заказа визиток (при необходимости, в этом случае подумайте про согласие), администрировании командировок, организации и ведения корп.справочника · В охрану труда - для организации и учета медосмотров, выдачи СИЗ, организации обучения · В службу безопасности или диспетчерскую (для водителей и других работников, которые будут управлять служебным ТС или личным ТС, но в служебных целях) - сведения для заполнения путевого листа, доверенности на управление служебным ТС или для организации парковки на территории работодателя продолжение ⤵️