Часть 6. Что происходит с делом после закрытия года — 7 мая 2026 г. в 07:00:05.106
Часть 6. Что происходит с делом после закрытия года Приветствую, коллеги! В прошлой части мы остановились на том, что 1 января все дела за предыдущий календарный год «закрываются» и с этого дня начинается отсчет их срока хранения. Сегодня разберем главный вопрос: где эти папки лежат ближайшие несколько лет, кто решает их судьбу и почему просто выкинуть их нельзя. Где хранятся дела после закрытия года? Сроки хранения — это не просто цифры, а судьба документа. 1. Документы до 10 лет включительно - Табели (5 лет), графики отпусков (3 года) согласно п. 47 приказа Росархива № 77 (далее - Правила), хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения прямо там же готовятся к уничтожению. В архив организации их можно передать, только если в отделе нет условий для хранения (по решению руководства, см. п. 47 Правил). «По решению руководителя … документы временных (до10лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения». Во всех остальных случаях документы «живут» в отделах, пока не истечет их срок. 2. «Переходящий» срок — 10 лет и «Постоянно» - Именно этот рубеж чаще всего обозначают как «архивный». Но с точки зрения правил, 10 лет — всего лишь минимальный срок хранения для документов негосударственных организаций, если в перечне указано «Постоянно». Сама передача физических папок в выделенное помещение (архив) происходит в промежутке от 1 года до 3 лет после завершения дела в делопроизводстве. Что это значит? Наш график отпусков за 2025 год закрыт 01.01.2026. Храним его в отделе кадров до 01.01.2029 (истекает срок 3 года) и затем уничтожаем. А вот Приказы по личному составу за 2025 (срок 50 лет) закрыты 01.01.2026 и должны быть переданы из отдела кадров в архив не позднее 01.01.2029. Передача всегда идет по описям. Это ключевой документ, о котором нужно сказать отдельно. Что такое опись и зачем она нужна Опись дел — это юридически значимый перечень (таблица), в котором зафиксированы: порядковый номер, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты, срок хранения и количество листов. Ее назначение — официально закрепить состав и объем передаваемых (или выделяемых к уничтожению) дел. Без утвержденной описи ни одна папка не может покинуть отдел. Пункт 62 Правил говорит об этом прямо: «Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях». Когда появляется опись? Не в момент закрытия дела, а когда приходит время его передачи, либо когда срок хранения истек и готовится акт о выделении к уничтожению. Именно тогда работник подразделения формирует опись дел структурного подразделения и представляет ее работнику архива не позднее чем через один год после завершения дела (п.62 и п.47 Правил). Делают ли описи для дел, которые пойдут на уничтожение (сроки 1–3–5 лет)? Да, и это принципиально. Уничтожать такие дела «просто так» нельзя. Сначала в подразделении составляют предложения к акту о выделении к уничтожению. Эти предложения также являются результатом экспертизы ценности и по сути выполняют функцию «описи для уничтожения». Пункт 23 Правил гласит: «По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются: <…> предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». То есть для любой партии дел, чей срок истек, готовится перечень — будь то передача в архив или уничтожение. Кто и как может запретить уничтожать дела со сроками 1/3/5 лет? Решение об уничтожении не принимает один человек. Его рассматривает Экспертная комиссия (ЭК) — коллегиальный орган при руководителе. В комиссию обязательно включают начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста, специалиста ответственного за архив.