Часть 5. Жизненный цикл документа: от создания до «закрытия года» — 5 мая 2026 г. в 09:40:00.703
Часть 5. Жизненный цикл документа: от создания до «закрытия года» Приветствую, коллеги! Продолжаем разбираться архивами. А для начала рассмотрим пример с оформлением документов в связи с самой обычной ситуацией - приемом на работу работника: 1. Январь 2025: приняли Петрова, заключили трудовой договор и на его основании был оформлен приказ о приеме. Куда легли документы? — в Дело № 03-11 «Трудовые договоры» вложили трудовой договор Петрова, срок хранения 50 лет — в Дело № 03-12 «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2025», со сроком хранения 50 лет, подшили приказ о приеме Петрова. 2. В течении всего календарного года (ежемесячно) мы собираем ТУРВ: — в Дело № 03-15 «Табель учета рабочего времени 2025». Так как у Петрова на рабочем месте (и его подразделении) по результатам СОУТ установлены допустимые условия труда, то срок хранения табелей его отдела - 5 лет. 3. Сентябрь 2025: Петров ушел в отпуск — Заявление Петрова на ежегодный оплачиваемый отпуск поместили в Дело № 03-22 «Основания к приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» со сроком хранения 5 лет. Храним строго отдельно от приказов (п. 2.1. Методрекомендации 2018г. ВНИИДАД по работе с документами по личному составу) — Приказ Петрова о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска поместили в Дело № 03-23 «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусках 2025» сроком хранения 5 лет. И вот наступает 1 января 2026 года. Что происходит? Правила (п. 12) дают нам важнейшую точку отсчета: «Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством». То есть все дела (папки), которые мы весь год собирали и пополняли документами, закрываются. На папках: «Дело № 03-12 Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2025», «Дело № 03-15 Табель учета рабочего времени 2025», «Дело № 03-22 Основания к приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» и «Дело № 03-23 Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» пишется дата закрытия (31.12.2025). С 1 января 2026 года начинается отсчет срока хранения для всех закрытых дел целиком: для ТУРВ, заявлений и приказов на ежегодный оплачиваемый отпуск графиков — 5 лет (31.12.2030), для приказов по приему/переводу/увольнению – 50 лет (31.12.2075) ⚠️ Февраль 2026 г.: Петров уволился. — Приказ об увольнении войдет в Дело № 03-12 «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2026» до закрытия года (31.12.2026). — Трудовой договор Петрова после его увольнения будет переложен в Дело № 03-13 «Трудовые договоры работников, уволенных в 2026» до закрытия года (31.12.2026). В нем трудовые договоры (совместно с ДС к нему) уволенных будут располагатсья в хронологическом порядке. ‼️Главный практический вывод: не нужно «передавать документы Петрова в архив» на следующий день после его увольнения в марте 2026. Дело должно «дозреть» до конца года. А завтра поговорим про «передачу в архив» Жду ваших комментариев и реакций 🧐