Как настроить автоматический перенос документов из базы в 1С‑Архив
Как настроить автоматический перенос документов из базы в 1С‑Архив Хранить все документы прямо в рабочей базе - удобно поначалу, но со временем она «тяжелеет», отчёты начинают тормозить, а бэкапы становятся огромными. 1С‑Архив решает эту проблему: документы остаются в доступе, но перестают нагружать основную базу. И самое приятное - перенос можно автоматизировать. ✅ Шаг 1. Проверьте подключение 1С‑Архива Убедитесь, что организация подключена к сервису 1С‑Архив и в базе есть соответствующий профиль. В карточке организации или в настройках ЭДО должен быть указан идентификатор хранилища и статус «Активен». Если нет - обратитесь к администратору или партнёру 1С для подключения. ✅ Шаг 2. Определите правила отбора Решите, какие документы и по каким критериям переносить. Чаще всего используют: • По сроку давности: например, «старше 12 месяцев». • По виду документа: УПД, счета‑фактуры, акты, ТОРГ‑12. • По статусу: «Проведён», «Отправлен/Принят в ЭДО», «Не требуется хранение в базе». Лайфхак: начните с старых документов - это сразу снизит нагрузку на базу, а самые свежие останутся под рукой. ✅ Шаг 3. Настройте регламентное задание В разделе «Администрирование» - «Обслуживание» - «Регламентные и фоновые задания» найдите типовую обработку «Перенос документов в 1С‑Архив» (название может немного отличаться в разных конфигурациях). • Создайте новое задание или отредактируйте существующее. • Пропишите расписание: например, каждую ночь в 02:00 или раз в неделю по воскресеньям. • Укажите профиль 1С‑Архива и параметры отбора (период, виды документов, организации). • Включите логирование: так вы будете видеть, сколько документов перенесено, а какие не прошли (например, из‑за ошибок или незавершённого обмена). ✅ Шаг 4. Протестируйте на небольшом объёме Перед включением на полную мощность запустите задание вручную кнопкой «Выполнить сейчас» и проверьте: появились ли документы в 1С‑Архиве (через интерфейс просмотра архива), доступны ли они по поиску (по номеру, контрагенту, дате) и нет ли ошибок в журнале выполнения. Важно: перенос - это не удаление. Документы остаются в базе как «ссылки» с минимальным набором реквизитов; основной контент (файлы, подписи, история) хранится в 1С‑Архиве. ✅ Нюансы, которые стоит учесть • Не переносите документы текущего периода. Оставьте в базе всё, что может понадобиться для оперативной работы и сверок. • Следите за статусами ЭДО. Если документ ещё не завершён (например, «Ожидает подтверждения»), лучше не переносить его - возможны проблемы с отображением статусов в архиве. • Резервные копии. Даже при штатном переносе продолжайте делать бэкапы базы - это страховка на случай любых сбоев. Телефон для связи +7(4712)23-80-81 Дополнительная информация на сайте - softprogress.ru Прогресса вашему бизнесу!