📑 Подотчётные лица: какие приказы оформить и чем отчитываться за деньги?
📑 Подотчётные лица: какие приказы оформить и чем отчитываться за деньги? Выдали сотруднику деньги на покупку материалов, канцтоваров или оплату других расходов бизнеса? Чтобы потом не разбираться, куда ушли деньги и почему бухгалтер не принимает расходы, важно правильно оформить документы. Разбираемся, что нужно ИП и ООО. 📌 1. Какие приказы нужны? Для начала определите внутренний порядок работы с подотчётными суммами. Приказ о порядке выдачи денег под отчёт — в нём можно закрепить: кто из сотрудников вправе получать деньги; на какие цели их выдают; как и в какие сроки сотрудник должен отчитаться; кто проверяет авансовые отчёты; в какие сроки утверждаются отчёты и проводится окончательный расчёт. Можно оформить отдельное положение о расчётах с подотчётными лицами или закрепить порядок другим внутренним документом. При каждой выдаче денег также оформляют документы, предусмотренные установленным порядком. При выдаче наличных это может быть распоряжение руководителя или заявление сотрудника, а также расходный кассовый ордер. Основание — п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У. 💰 2. Как выдать деньги под отчёт? Есть два распространённых варианта: Наличными из кассы. Оформляют расходный кассовый ордер (РКО) на основании соответствующего распоряжения или заявления. Переводом на карту сотрудника. Сам перевод не заменяет документы, подтверждающие расходы. Порядок выдачи и отчётности желательно закрепить во внутренних документах компании. Например, сотруднику выдали 20 000 ₽ на покупку материалов для офиса. После покупки он должен отчитаться о потраченной сумме и подтвердить расходы документами. 🧾 3. Чем отчитывается подотчётное лицо? Основной документ — авансовый отчёт с подтверждающими документами. В зависимости от операции это могут быть: * кассовые чеки; * товарные чеки; * накладные и УПД; * акты выполненных работ или оказанных услуг; * билеты и документы о расходах в командировке; * другие документы, подтверждающие покупку и её связь с деятельностью бизнеса. Не каждый документ подходит для любой операции: комплект подтверждений зависит от того, что именно приобретали и как оформлялась покупка. ⏰ 4. В какие сроки нужно отчитаться? Для обычных подотчётных сумм срок представления авансового отчёта устанавливает руководитель организации или ИП. Внутренними документами также определяют сроки проверки, утверждения отчёта и окончательного расчёта. Поэтому правило «всем обязательно отчитаться за три рабочих дня» для любых покупок применять неправильно. Для командировок действует отдельный порядок: авансовый отчёт представляют в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. ⚠️ 5. Что делать, если деньги потратили не полностью? Если после покупки остались деньги, сотрудник должен вернуть остаток в установленном порядке. Если потратил больше выданной суммы, перерасход нужно подтвердить документами и провести окончательный расчёт с сотрудником. А если документы не представлены, одного авансового отчёта может быть недостаточно для признания расходов в налоговом учёте. Особенно внимательно нужно проверять расходы при УСН «доходы минус расходы»: траты должны отвечать требованиям налогового законодательства, быть обоснованными и документально подтверждёнными. 💡 Что важно запомнить предпринимателю? Чтобы расчёты с подотчётными лицами не превращались в хаос, заранее определите порядок выдачи денег, установите сроки отчётности и объясните сотрудникам, какие документы они должны приносить. И главное: перевод денег — ещё не подтверждение расхода. Сохраняйте документы по каждой покупке и своевременно передавайте их бухгалтеру. «Бухгалтерия на Ять» — разъясняем сложные темы простым языком.