СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. НЕ ПУТАЙТЕ С ПЕРИОДОМ ПРОВЕРКИ — 22 июля 2026 г. в 04:01:00.713
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. НЕ ПУТАЙТЕ С ПЕРИОДОМ ПРОВЕРКИ В бизнесе часто встречается опасное заблуждение. Многие предприниматели считают, что если прошло три года, налоговая уже не имеет права запрашивать документы. Это мнение ошибочно. И может дорого обойтись. ПОЧЕМУ ЭТО НЕ ТАК Срок хранения документов, срок их запроса и срок проведения проверки — это три разных понятия. Между собой они не сходятся. И путать их нельзя. Как долго налоговая может проверять Камеральная проверка проводится после сдачи декларации. Обычный срок — три месяца с даты её предоставления. Для декларации по НДС — два месяца. Выездная проверка проводится за период, не превышающий трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. С 2026 года в рамках выездной проверки могут проверить и завершившиеся периоды текущего года. То есть в 2026 году налоговая может вынести решение о проверке 2023, 2024 и 2025 годов. И документы за январь 2023 года у вас обязаны быть. НО СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ШИРЕ Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить как минимум пять лет. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был использован в последний раз. КАКИЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ УСТАНОВЛЕНЫ ДЛЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ Налоговые и бухгалтерские документы Первичные учётные документы, накладные, платёжные поручения, кассовые документы — 5 лет. Счета-фактуры — 5 лет. Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) — 5 лет. Налоговые декларации — 5 лет. Документы для расчёта страховых взносов — 6 лет. Кадровые документы Трудовые договоры, личные дела, приказы о приёме и увольнении — 50 лет (если оформлены после 2003 года) или 75 лет (если до 2003). Приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Журналы учёта рабочего времени — 5 лет. Документы о несчастных случаях на производстве — 45 лет. Другие документы Графики отпусков — 3 года. Согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока действия или отзыва. Устав организации, протоколы собраний, годовая бухгалтерская отчётность — постоянно. О ЧЁМ ВАЖНО ПОМНИТЬ Срок хранения документов по налоговым расходам может быть больше пяти лет. Если вы списываете затраты, которые относятся к прошлым периодам, документы, подтверждающие эти расходы, должны храниться весь срок начисления и ещё пять лет после окончания года, когда они перестали учитываться в налоговой базе. Это значит, что если вы включаете в расходы амортизацию оборудования, купленного в 2017 году, документы на него нужно хранить весь период начисления амортизации плюс ещё пять лет после окончания налогового периода, в котором амортизация начислялась в последний раз. Например, станок куплен в 2017 году, амортизируется 10 лет. Документы на него нужно хранить до 2032 года (10 лет амортизации + 5 лет). Если уничтожить их раньше, доказать легитимность расходов при проверке не получится. БЫВАЮТ И НЕСТАНДАРТНЫЕ СИТУАЦИИ На моей памяти были случаи, когда запрашивали документы за более длительный период. Не налоговая, конечно. Например, при осмотре полицией старого оборудования могут попросить документы на легальность его нахождения у вас. Или при каких-то чрезвычайных ситуациях, чтобы доказать размер ущерба. Т.е. документы на предпринимательскую деятельность — это не бюрократическая формальность. Это ваша защита. Без них вы не сможете подтвердить расходы, обосновать вычеты или доказать свою правоту в споре с налоговой. Храните документы дольше, чем думаете. Лучше перестраховаться, чем потом платить доначисления из-за утраченных бумаг. ТОЧНОГО УЧЁТА ВАМ И ПОСИЛЬНЫХ НАЛОГОВ 👌