Скрепка — Excel и Word: Таблицы, Формулы, Документы, PDF, Сканы. Офис для Начинающих: Печать, Почта, Шаблоны. Компьютерная Грамотность
Наука · 16 октября 2026 г.
Через год документы нужны не «где-то», а за две минуты.
Через год документы нужны не «где-то», а за две минуты. Структура папок по годам и типам: 2026 / Договоры, 2026 / Акты. Внутри — по контрагентам, если их много. Имена файлов по шаблону: дата в формате год-месяц-день, тип, контрагент, номер. Тогда сортировка по имени даёт хронологию, а поиск по контрагенту находит всё разом. Сканы: PDF, а не JPEG. Многостраничный документ — одним файлом. Реестр. Простая таблица: дата, тип, контрагент, номер, сумма, срок действия, ссылка на файл. Она заменяет любую систему учёта на объёмах небольшой компании и позволяет находить документ по любому признаку. Сроки хранения. У бухгалтерских и кадровых документов они установлены законом, и их стоит выписать в отдельную колонку, чтобы понимать, что можно уничтожать. Копии. Архив должен лежать минимум в двух местах, одно из них — вне офиса. И проверка раз в год: откройте наугад пять файлов из архива и убедитесь, что они читаются. Как устроен архив у вас?