Личное дело сотрудника медицинской организации: состав, порядок ведения и правовые риски
Личное дело сотрудника медицинской организации: состав, порядок ведения и правовые риски В работе медицинской организации регулярно возникают юридические вопросы — пользователи ЦСМК могут задать их в системе и получить развернутый ответ наших медицинских юристов. В рубрике «Юрист отвечает» мы публикуем реальные кейсы. Сегодня — о том, какие документы должны быть в личных делах сотрудников стоматологической клиники, а какие хранить недопустимо. Отметим: рекомендации правомерны для медицинских организаций любого направления деятельности. Какие документы должны быть в личном деле К документам, которые должны быть включены в личное дело работника, относятся: 🟠 заявление о приеме на работу; 🟠 направление (если применимо); 🟠 трудовой договор; 🟠 приказ о приеме на работу (если он издается работодателем); 🟠 договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); 🟠 подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну. В процессе работы личное дело дополняется документами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью сотрудника: 🟠 дополнительные соглашения к трудовому договору; 🟠 документы, характеризующие профессиональные качества работника (например, удостоверения о повышении квалификации и др.). Завершают формирование личного дела: 🟠 заявление об увольнении; 🟠 приказ об увольнении работника. Как формируется и ведется личное дело Личные дела ведутся с соблюдением архивных требований: 🟠 формируются отдельно на каждого работника; 🟠 документы располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (пп. «ж» п. 49 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77); 🟠 на все документы составляется внутренняя опись; 🟠 каждый документ вносится в опись отдельно и последовательно. Важно: документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (п. 12 Правил). Персональные данные: ключевые ограничения Часть документов может включаться в личное дело только при наличии согласия работника на обработку персональных данных (пп. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). При этом действует базовый принцип: содержание и объем персональных данных должны соответствовать целям обработки и не быть избыточными (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Какие документы хранить не рекомендуется Даже при наличии согласия работника не рекомендуется хранить в личном деле копии: 🟠 паспорта; 🟠 СНИЛС; 🟠 свидетельства о браке; 🟠 свидетельства о рождении ребенка; 🟠 военного билета. Наличие таких копий у работодателя может быть расценено как избыточная обработка персональных данных, что нарушает требования законодательства. Эта позиция подтверждается судебной практикой, например Постановлением Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013. Итоговая логика В действующем регулировании нет жестко установленного «закрытого перечня» документов личного дела. Организация самостоятельно определяет как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта. С уважением к Вам и Вашему делу, Команда ЦСМК #Юристотвечает Мы на связи: ➡️ ВКонтакте ➡️ Дзен