Персональные данные: чек-лист для работодателя 🔐
Персональные данные: чек-лист для работодателя 🔐 Паспортные данные, СНИЛС, адрес, сведения о зарплате, контактные данные, данные о детях — работодатель работает с большим объемом персональных данных. И недостаточно просто убрать документы в шкаф или поставить пароль на компьютер. Важно проверить, как именно организована работа с ПДн в компании. 🔎 Что проверить работодателю 1. Уведомление в Роскомнадзор Проверьте, направлено ли уведомление об обработке персональных данных и соответствуют ли сведения в нем фактической работе компании. При изменении существенных сведений их также необходимо актуализировать. 2. Политика обработки персональных данных Есть ли у компании действующая Политика? Соответствует ли она реальным процессам и всем способам обработки ПДн? Если компания собирает данные через сайт, Политика должна быть размещена в открытом доступе. 3. Положение об обработке ПДн работников У работодателя должен быть локальный документ, который устанавливает порядок работы с персональными данными работников. И главное — сотрудники должны быть с ним ознакомлены. 4. Ответственный за обработку ПДн Назначен ли конкретный сотрудник, который отвечает за организацию обработки персональных данных? 5. Согласия Проверьте, где согласие действительно необходимо. Не стоит включать одно универсальное согласие «на всё» в трудовой договор или собирать согласия там, где обработка осуществляется на основании закона. А если согласие необходимо — с 1 сентября 2025 года оно оформляется отдельно от других документов. 6. Передача данных третьим лицам Кому компания передает данные работников? Банку, аутсорсинговой компании, медицинской организации, оператору связи, сервисам и т. д. Нужно проверить основание передачи, объем передаваемых данных и оформление отношений с лицами, которым поручена обработка ПДн. 7. Доступ к персональным данным Кто в компании имеет доступ к кадровым документам, зарплатным данным, больничным и другим ПДн? Доступ должен быть не «у всех, кому удобно», а только у тех, кому эти данные необходимы для выполнения конкретных функций. 8. Хранение и уничтожение Определены ли места хранения бумажных и электронных данных? Понятно ли, сколько и где хранятся документы и что происходит с ними после истечения срока хранения? Есть ли порядок уничтожения ПДн и подтверждающие документы? ⚠️ И главное Проверять нужно не только наличие папки с документами. Документы должны соответствовать тому, как компания реально работает с персональными данными. Если данные хранятся в 1С, облачных сервисах, электронной почте, CRM, на сайте или передаются сторонним организациям — это тоже нужно учитывать при организации обработки и защиты ПДн. Специалисты ГК «ПрощеБизнес» помогут подготовить минимальный и достаточный комплект документов по персональным данным — без лишних бумаг и универсальных шаблонов, которые не соответствуют реальной работе компании. #персональныеданные #ПДн #работодатель #кадры #Роскомнадзор #документы #ПрощеБизнес