О пользе журналов или Обещанного три года ждут.
О пользе журналов или Обещанного три года ждут. Когда работал в большом человечнике очень любил и уважал журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». Последние годы на госслужбе подписаться на него не получалось, ибо он не дёшев – порядка двадцатки на полгода, поэтому с большим удовольствием забирал с раздач на всяких публичных мероприятиях. Коммерсанты в этом отношении оказались щедрее. Я крайне рекомендую всем постараться получить к нему доступ. Мало того, что это один из немногих периодических изданий по данной тематике, так он ещё и реально полезный! Данное предложение не является рекламой, ибо я за это не получу ни копейки. А жаль! Вспомнить и озвучить информацию о нём меня сподвигла статья в третьем номере с анонсом долгожданных Методических рекомендаций к Правилам организация хранения, учёта и использования документов архивного фонда … от 2023 года. Чем велика Русь, так это традициями. Пословица «Обещанного — три года ждут» актуальна и в наш век динамического развития технологий. Сама статья доступна без подписки и, чтобы не дублировать её здесь полностью, привожу ссылку на неё: Наталия Суровцева «Правила работы архивов организаций: методические решения некоторых вопросов». Здесь же можно остановится на заинтересовавших меня моментах. С большим вниманием и удовольствие прочёл в статье о тонкостях терминов «законченный делопроизводством документ» и «исполненный документ». Особо с учётом современных реалий. В условиях применения СЭД полученный оригинал документа на бумаге может быть сразу помещен в дело, а далее до исполнителей будет доведена его копия. В развитие этого постулата и со ссылкой на Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД в архивах государственных органов, утверждённых приказом Росархива от 16.06.2020 № 29, в статье сказано, что «…связь документа с номером дела по номенклатуре дел должна осуществляется в момент включения документа в информационную систему, т.е. при его регистрации…». Лично я, честно говоря, по-другому никогда и не мыслил и именно такой принцип используется в делопроизводстве на Ямале и в СЭД Тезис. Там же разводятся ещё два созвучных, но не близких термина: «отнесение в дело» и «помещение в дело». Первый — суть классификация документа, второй — завершение его делопроизводческой «карьеры». Для усиления акцента последнего действия в Методических рекомендациях вводится обязательность отметки «В дело № …»! Ну, не знаю. Борясь с лишними мышиными кликами в СЭД, тут приделываем, на мой взгляд, лишнюю операцию. Имеются не менее значимые аналоги такой отметки: помещение документа в опись или в перечень выделенных на уничтожение. Очень меня повеселило описание проблем с реестром файлов, прилагаемого к описи электронных документов. Позволю пару цитат: «…затруднения во многом связаны с отсутствием возможности в используемых системах сформировать эти описи и реестры автоматизированным способом.» «…представляет собой чрезмерно трудоемкий процесс и практически не может быть реализовано вручную…» Я не представляю себе организацию, у которой на системной основе имеются именно электронные документы, но нет инструментария для работы с ними. А если инструментарий есть, но в нём нет такого механизма, то его надо выкинуть. Возьмите ТЕЗИС – там всё это есть. В статье сказано, что по результатам работы над Методическими рекомендациями, принято решение внести изменения также в приказ и отказаться от реестра файлов. А писали бы эти два документа одномоментно, такого вообщеи не было бы! Мои же личные негативы по этому вопросу лежат более в практической области. Когда в СЭД Тезис на «боевых» данных попробовали создать опись файлов, то только она одна растянулась более чем на 200 страниц! Кого заинтересовало – отсылаю к статье, чтоб её всю не пересказывать, и все вместе с нетерпением ждём публикации Методических рекомендаций, ибо три года уж месяц как истекло.