Я уже рассказывал, что посещаю различные вебинары по предмету интереса. На днях как раз...
Я уже рассказывал, что посещаю различные вебинары по предмету интереса. На днях как раз случился один из них, по внедрению электронного архива в промышленной организации. Сейчас тема электронных архивов также модна и востребована как пару-тройку десятков лет назад тема СЭД. О них не говорит только ленивый, при этом разброс определений огромен: от места хранения реально электронных документов с возможностью выдачи юридически значимых копий до витрины скан-копий бумажных документов. У меня также есть определённый зуд на эту тему, но почешусь я чуть позже. Величина интереса определяет и величину спекуляций на этой теме: от технических до методологических. По первой кратко: если вам говорят, что архив необходим чтобы сократить объём баз данных и увеличить производительность системы, то вас обманули. Причём обманули не когда это сказали, а когда продали дохленькую и плохенькую СЭД. Контраргументом можно привести региональную СЭД Ямало-Ненецкого автономного округа, в которой работает свыше 30 000 человек, треть из которых — одномоментно! В системе крутится свыше 10 миллионов документов, регистрацией начиная с 1991 года, по которым было выдано более 20 миллионов резолюций. Охвачены практически все, свыше 700, бюджетных организаций по всей территории округа, а это как полторы Франции, и за его пределами, до детских садов включительно. Мне представляется, что только Москва может переплюнуть такие показатели. И все знают, что систему эту зовут ГосТЕЗИС. Это не весь перечь именно технических аспектов, но основной из них. Но сейчас не о них, а о методологических. И тоже только об одном. В качестве преамбулы вычитанная в сети история: В приснопамятном 1991 году преподаватель университета, придя на занятия, сообщил студентам-юристам, что ему учить их нечему и он ставит всем «автомат» и отпускает с занятий, ибо: «Советского права уже нет, а российского ещё нет». Немного перефразируя: «Бумажное делопроизводство ещё есть, а электронного – ещё нет». Со всем промежуточным спектром ситуаций. Я знаю организации, в которых только и строго бумага, но также знаю и те, в которых бумаги нет от слова совсем. Если вы печатаете на бумаге и сканируете документы, то не надо называть это электронным документооборотом. Я это к чему? Когда вы слушаете человека, который представляется методологом делопроизводства или архивного дела, вы должны понимать, что он, даже если и действительно методолог, то именно БУМАЖНЫХ процессов! Это всё равно, что при строительстве гаража обращаться за советом к конюху, ибо уж он-то знает толк в помещениях для транспорта! Вот только гужевого: конюшен! Так-то ключевые элементы совпадают: стены, крыша, ворота… Вот что меня подбешивает, так это безапелляционное утверждение, что при передаче электронного документа в электронный же архив, в СЭД он должен быть уничтожен! Вот откуда они это измыслили? Что, в стародавние времена при передаче бумажных, а других и не было, документов в архив, проходила тотальная проверка всех кабинетов и выявленные копии и «лишние» экземпляры изымались и уничтожались? Так ведь нет! А знаете откуда такой посыл идёт? От обратного: от ограничений доступа и пользования архивными документами. Но там-то понятно: чем меньше бумагу туда-сюда таскаешь, тем целее она будет. Практически все Правила хранения именно сохранению бумаги и посвящены: температурно-влажностные параметры, обеспыливание, влажная уборка, хранение в темноте, энтомологический и микологический осмотры и т.д. Истреплется ли электронный документ? Вот и получается, что, избавившись от бумажного носителя, мы бездумно продолжаем тянуть в светлое будущее наследие тёмного прошлого! PS Кстати, тщательно прописав требования к помещениям архива, вплоть до удалённости от труб водоснабжения и канализации, архивисты оставили без внимания аналогичные требования к помещениям серверных. А зря! Лично мне известны случаи повреждения данных СЭД именно по этой причине.