Бухгалтерия с Анной Петренко: честно и по-взрослому
Бизнес · 30 сентября 2026 г.
🗄️ Зачем хранить старые документы и как от них правильно избавиться
🗄️ Зачем хранить старые документы и как от них правильно избавиться Добрый день!☀️ Мы в своей бухгалтерской компании всегда формируем архив для клиентов по чёткому стандарту: раскладываем документы по назначению, ставим алфавитные разделители, на каждом файле указываем срок хранения и аккуратно упаковываем всё в архивные коробки. Для нас это не просто «бумажки», а важная защита бизнеса — чтобы при любой проверке можно было спокойно подтвердить расходы и избежать штрафов. А однажды клиент забрал эти коробки, увёз на дачу и начал растапливать баню документами. Наше бухгалтерское сердце было разбито: столько труда, порядка и заботы — и всё ради того, чтобы стать топливом. Почему нельзя просто выкинуть При проверке налоговая может попросить подтвердить расходы. Если первички нет, расходы снимут, налог пересчитают, доначислят пени и штраф: 200 рублей за каждый непредставленный документ, а если это документ контрагента — уже 10 000 рублей. Если трудовая инспекция не сможет завершить проверку из‑за отсутствия кадровых документов, штраф для организации — до 50 000 рублей, при повторном нарушении — до 100 000. Так что избавляться от документов «на всякий случай» опасно. Сколько хранить: шпаргалка 5 лет — базовый срок: счета‑фактуры, УПД, первичка (накладные, акты), налоговые декларации, кассовые документы, банковские выписки, инвентаризационные описи, путевые листы. 50 лет — кадровые документы по личному составу, созданные после 1 января 2003 года: трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки, документы об отпусках по беременности и родам, по уходу за ребёнком. 75 лет — документы по личному составу, созданные до 31 декабря 2002 года. Постоянно — годовая бухгалтерская отчётность, штатное расписание, учредительные документы. Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, когда документ закрыли делопроизводством. Например, счёт‑фактура за 2025 год хранится до конца 2030 года. Нюанс с ЕФС‑1 Внутри одной формы разные разделы имеют разные сроки: подраздел 1.1 (сведения о стаже) — 50 лет, копии сведений для персучёта — 5 лет. Уничтожать всю форму разом нельзя, нужно разбирать по содержанию. Формат не важен Сроки хранения одинаковы для бумажных и электронных документов. Для электронных важно обеспечить читаемость и возможность проверки электронной подписи на весь срок хранения. Как правильно утилизировать документы с истёкшим сроком - Создайте комиссию (минимум два человека, например, бухгалтер и кадровик) приказом руководителя. - Отберите документы с истёкшими сроками. Если сомневаетесь — оставляйте. - Составьте акт с перечнем документов (удобно в виде таблицы: номер, заголовок, даты, количество листов). - Уничтожьте: шредером, сжиганием либо через специализированную организацию (с договором и актом приёма‑передачи). - Подпишите и утвердите акт. Он хранится постоянно — это доказательство, что уничтожение прошло по правилам. Электронные документы уничтожают стиранием с носителя — тоже с оформлением акта. Чек‑лист для спокойствия - Знайте, какие документы у вас есть и где они хранятся. - Сверяйтесь с перечнем Росархива (приказ № 236 от 20.12.2019). - Не уничтожайте документы без акта. - При сомнениях в сроке — оставляйте на хранение. - Кадровые документы храните по правилу 50/75 лет. ✅ Понятный архив и правильная утилизация — это не про бюрократию ради бюрократии, а про защиту бизнеса: при проверке вы спокойно подтвердите расходы и избежите штрафов.