Что делать, если в компании нет системы комплаенса и коммерческой осмотрительности?
Что делать, если в компании нет системы комплаенса и коммерческой осмотрительности? Сценарий, знакомый большинству предпринимателей: пришел новый подрядчик/поставщик, быстро согласовали договор, начали работу и вдруг спустя полгода прилетает требование из налоговой. А вы даже не помните, кто его “пробивал”, по каким критериям выбирали, и были ли вообще какие-то документы. А менеджер, который этого контрагента привел то ли уволился, то ли испарился. Что такое система комплаенса? Комплаенс — это внутренняя система, которая помогает бизнесу работать по правилам и не попадать под штрафы на ровном месте. Это ваш юридический “ремень безопасности”. В неё входят: - проверка контрагентов (коммерческая осмотрительность), - регламенты по заключению договоров, - порядок сбора документов и подписей, - и другое. Если всё это описано, утверждено и работает, то при возникновении претензий вы сможете доказать, что действовали добросовестно. А если нет — для налоговой вы просто “не смотрели, с кем работаете” или же “знали и действовали умышленно”. Но в любом случае прощай НДС и налог на прибыль. Что мы видим на практике: в компаниях зачастую нет системы проверки контрагентов, каждый решает “на глаз”, полагаясь на доверие, опыт или наводку от знакомого. Почему это важно? Формально налоговая не может просто так взять и снять вычет по НДС и не признать расходы. Но если она решит, что вы не проявили должную осмотрительность и по их мнению работали с кем попало, то включается налоговый контроль. Что это значит на практике? * Вам начнут направлять требования с запросом документов и пояснений. * Вас будут вызвать на комиссию оказывать давление и обвинять в работе с “техничками” или недобросовестными контрагентами. * Вас и сотрудников будут вызывать на допросы и выяснять, кто, когда и почему подписал договор, кто работал, вёз, ставил подписи и т.д. * Потребуют показать, какие действия вы предприняли, чтобы проверить партнера. И в этот момент у вас должен быть ответ зафиксированный на бумаге. Вот тут и срабатывает ваша система: ✅ Положение о договорной работе — показывает, что у вас есть регламентированный подход к заключению договоров. ✅ Регламент по КО — документ, где прописано, как вы проверяете контрагентов. ✅ Чек-листы, скрины, выписки — подтверждение, что проверка действительно была. Если этого нет — вы остаетесь без доказательств. Налоговая скажет, что вы не проверяли никого, и доначислит по полной. Что делать, если системы нет? Даже если вы микробизнес с двумя людьми в штате, порядок можно выстроить на минималках. Не нужно дорогостоящих внедрений и аудитов. ✅ Пункт 1. Положение о договорной работе. Пропишите, какие типы договоров у вас бывают, кто инициирует, кто согласует. Даже пара подписей уже система. ✅ Пункт 2. Регламент по КО. Документ, в котором закреплены правила проверки контрагентов: кто проверяет, по каким параметрам, как оформляется результат. Включите в регламент метод “светофора”. ✅ Пункт 3. Методика “Светофор”. Контрагенты делятся на три категории: * Зеленые (низкий риск) — минимальная проверка: выписка из ЕГРЮЛ, скрин “Прозрачного бизнеса”. * Желтые — запрашиваем подтверждения: персонал, ресурсы, отчетность. * Красные — либо полный аудит, либо отказываемся от сделки. Такой подход экономит время и снижает риски. ✅ Пункт 4. Ответственные лица. Назначьте, кто в компании проверяет контрагента. Не бухгалтер, он не обязан! Лучше менеджер или директор. Закрепите это в приказе. ✅ Пункт 5. Периодические проверки. Раз в квартал или хотя бы раз в год. Особенно если оборот с контрагентом превысил 1% от общего. Вывод: Коммерческая осмотрительность — это не про “прикопаются или нет”. Это про то, чтобы однажды не остаться без денег и без аргументов. Сделайте систему один раз — и у вас будет чем защищаться.