✨Уважаемые коллеги!✨ — 21 июля 2026 г. в 10:34:16.329
✨Уважаемые коллеги!✨ Так как в ближайшие недели мы плотно будем заниматься электронными документами и их хранением, то давайте на берегу определимся с терминами. Электронный документ Это документ, который весь свой жизненный цикл проводит в электронном виде. 💻От создания до уничтожения или до помещения на постоянное хранение все процессы проводятся в электронном виде. Сокращение – ЭД. Мы не считаем ЭД (без специальной оговорки) скан-копии бумажных документов. ❌ЭД в норме не распечатываются для того, чтобы сшить их на хранение нитью на 4 прокола в картонную обложку. Система электронного документооборота Это программное обеспечение для создания ЭД и проведения с ними делопроизводственных операций на стадиях документирования, документооборота и оперативного хранения. Сокращение – СЭД. В СЭД осуществляется создание, учет, согласование, направление и контроль исполнения, оперативное хранение ЭД. ❗️СЭД – это НЕ программа для долговременного хранения документов. Система хранения электронных документов Это программное обеспечение для хранения ЭД. Сокращение – СХЭД. В отличие от СЭД, СХЭД упоминаются в нормативном документе – Правилах-2023, в них же содержится целый список требований к СХЭД. Методрекомендации к Правилам-2023 пошли еще дальше и заявили, что если компания хочет сохранить юридическую силу своих ЭД, то СХЭД обязательна🤔. Очень спорное утверждение. Альтернатива СХЭД – хранение ЭД на внешних электронных носителях💽. Гибридное дело Это дело, самостоятельные единицы документов в котором могут находиться как на бумаге, так и в виде ЭД. Пример – переписка📨: с одной организацией вы ведете ее на бумажных бланках, с другой – в электронном виде, подписывая документы электронными подписями. Гибридный документ Это страшная гадость💩, которая усложняет жизнь всем: и тем, кто его ведет, и тем, кто его хранит. Это документ, буквально куски которого могут быть как на бумаге, так и в виде ЭД. Пример – трудовой договор после перехода организации на КЭДО, когда сам договор был заключен на бумажном носителе, а допсоглашения (неотъемлемая часть договора) к нему теперь электронные. Стоимость хранения сразу х2. 👀Эти пять, пожалуй, самые основные. Но список точно не исчерпывающий, поэтому, друзья, прошу вас накидывать в комментариях другие термины, будем их определять. 👑Впереди у нас большое интерактивное мероприятие по хранению ЭД. Готовьте ваши вопросы и ситуации, связанные с хранением ЭД присылайте их в комментариях!