Как за 10 минут понять, что происходит в отделе продаж
Как за 10 минут понять, что происходит в отделе продаж Есть вопрос, который я не советую задавать РОПу: «Ну что, как у нас продажи?» Потому что ответ обычно примерно такой: «Работаем. Иванов вроде подтянулся, Петров должен закрыть крупную сделку, по Сидорову есть вопросы. В целом должны план сделать». Вроде поговорили. Только управленческой информации собственник практически не получил. Я сторонник другого подхода. Раз в неделю РОП должен положить перед собственником одну понятную картину отдела продаж. Не выгрузку на 500 строк. Не презентацию. И не рассказ о том, какие менеджеры молодцы. Собственнику достаточно увидеть четыре блока. Первый — план, факт и прогноз. Сколько должны сделать за месяц? Сколько сделали на сегодняшний день? Какой процент плана выполнен? И главное — какой результат РОП прогнозирует на конец месяца? Последний вопрос особенно важен. Если 28-го числа РОП сообщает, что план, оказывается, не выполняется, это уже не управление. В нормальной системе отклонение должно быть видно гораздо раньше, пока ещё можно что-то изменить. Второй блок — показатели менеджеров. Не только выручка. Я хочу видеть, кто выполняет план, у кого какая конверсия, сколько активных сделок находится в работе, где появились просроченные задачи. Потому что за общими 95% выполнения плана может скрываться очень неприятная картина: один сильный менеджер сделал 160%, а остальные системно недорабатывают. Третий — ключевые сделки. Не нужно тащить на планёрку всю CRM. Достаточно 5–10 действительно важных сделок и по каждой ответить: что происходит сейчас, сколько денег в сделке, какой следующий шаг, когда он должен произойти и что мешает закрытию. Причём «клиент думает» — это не следующий шаг. А вот: «В четверг в 14:00 созвон с коммерческим директором после согласования нашего предложения» — уже следующий шаг, которым можно управлять. И наконец, четвёртый блок — что делает сам РОП. Вот здесь для меня проходит граница между отчётностью и управлением. Недостаточно сказать: «У Иванова низкая конверсия». РОП должен сказать: «У Иванова конверсия после отправки КП 12% при средней по отделу 24%. На этой неделе разбираю пять его звонков и пять коммерческих предложений. В пятницу повторно смотрим показатель». Вот это уже работа руководителя. Поэтому я подготовил готовый шаблон еженедельного отчёта РОПа. Внутри четыре рабочих блока: — сводка для собственника; — показатели каждого менеджера; — ключевые сделки недели; — проблемы и конкретные действия РОПа. Файл прикладываю к этому посту. Забирайте и используйте. Я бы рекомендовал не просто скачать его в папку «когда-нибудь посмотрю», а отправить сегодня своему РОПу и договориться, что к следующей еженедельной планёрке он приходит уже с заполненным отчётом. Через несколько недель вы очень хорошо почувствуете разницу между вопросом «Ну что там у нас?» и нормальным управлением отделом продаж. А если РОПа пока нет и продажами управляете вы сами — заполните таблицу самостоятельно. Возможно, это будет даже полезнее. Она довольно быстро покажет, насколько хорошо вы сами сегодня видите свой отдел продаж. 📎 Еженедельный отчёт РОПа для собственника — прикрепил ниже.